En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y del Decreto 1377 de 2013, pone a su disposición él presente Aviso de Privacidad que busca informar al Titular de datos personales acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que han sido adoptadas por LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA S.A.S, que le serán aplicables, la forma de acceder a estas y las características del Tratamiento que se le pretende dar a los datos.
1-INTRODUCCION
2-TABLA DE CONTENIDO
3- DATOS GENERALES DE LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA SAS, COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
4. OBJETIVO
5. ALCANCE
5.1 Normatividad aplicable
5.2 Definiciones importantes
6. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.1 PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.2. BASES DE DATOS
6.2.1 Base de Datos de Trabajadores y accionistas.
6.2.1.1 Base de Datos de trabajadores
6.2.1.2 Base de Datos de accionistas
6.2.2 Base de Datos de Proveedores
6.2.3 Base de Datos de Clientes
6.3 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso
6.4 Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
6.5 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
6.6 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
6.7 USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.8 AVISO DE PRIVACIDAD y AUTORIZACIÓN
6.9 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
6.10 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
6.10.1 Protección de los datos en los contratos
6.11 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS
6.11.1 Procedimiento para consultas
6.11.2 Procedimiento para reclamos
6.11.3 Canales habilitados
6.12 DEBERES DE LOS ROSALES COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
6.12.1 Deber de Secreto y Confidencialidad
6.13 MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS
6.13.1 Prohibiciones
6.14 DESIGNACIÓN DEL ÁREA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
6.15 MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
7.0 ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
RAZÓN SOCIAL:LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA SAS - Sigla LR SAS Nombre comercial Los Rosales
Domicilio:Calle 151 # 18a-34 Of. 505 ED. San Telmo-Bogotá D.C.
PBX:6019159007
Formulario de contacto política:https://losrosales.com/politica/Página Web:https://losrosales.com/
A través del presente documento, se establece el Manual de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales para LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA SAS, (que en adelante será denominada LOS ROSALES). El Manual de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos señalados en la normatividad aplicable vigente sobre la materia. Y tendrá como alcance la aplicación a todas las Bases de Datos donde se almacene información personal y que sea objeto de, tratamiento por parte de LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA SAS.
Estas políticas aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con LOS ROSALES, sean estos terceros, entre los que se incluyen, clientes, proveedores, o trabajadores de esta, de acuerdo con lo dispuesto por la ley. Tratamiento este, que es realizado diario por las diferentes áreas de LOS ROSALES en desarrollo de su objeto social.
5.1 Normatividad aplicable
La normatividad aplicable en relación con la protección de Datos en Colombia es:
- Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas en LOS ROSALES.
5.2 Definiciones importantes
Para la interpretación de las políticas y aplicación a las reglas contenidas en este Manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Causahabientes de los datos: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero).
- Trabajadores: Trabajador vinculado a LOS ROSALES.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.
- Dato Privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector, personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Trabajador: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Para efectos de este Manual, es necesario advertir que los empleados o colaboradores son denominados “Trabajadores” en LOS ROSALES.
- Ex Trabajador: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con LOS ROSALES.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.
- Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por LOS ROSALES, de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea trabajadores, extrabajadores, proveedores, asociados tanto activos como inactivos de LOS ROSALES o cualquiera que suministre datos personales a LOS ROSALES.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- Visitante: persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.
6.1 PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La ley 1581 establece en el artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y que LOS ROSALES como entidad respetuosa de la ley acatarán:
a) Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones pertinentes que las desarrollen.
b) Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de Temporalidad del dato: agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el Responsable o encargado cesará su uso.
h) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
I) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
j) Deber de información: LOS ROSALES informará a los titulares de los datos personales, así como a los Responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos. LOS ROSALES informará además sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodien, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley.
6.2. BASES DE DATOS
Bases de Datos en las que LOS ROSALES actúa como Responsables y encargado del tratamiento:
En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, LOS ROSALES actúa tanto en calidad de “Responsable”, toda vez que recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargado”, en la medida en que realiza el Tratamiento de los datos.
El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hubieren recogido sobre ellas en las Bases de Datos o archivos de propiedad de LOS ROSALES, o cuyo tratamiento ha sido encargado a esta, en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.
En este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales usted encontrará los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales LOS ROSALES, realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante LOS ROSALES.
LOS ROSALES entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información de los Titulares –personas naturales- (trabajadores, ex trabajadores, clientes, proveedores etc.) registrados en la Base de Datos de LOS ROSALES, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la Finalidad establecida para la recolección de los Datos Personales.
Este Manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, al Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todas las personas naturales que tengan o hubieren tenido alguna relación con LOS ROSALES a saber, trabajadores, ex trabajadores, asociados, proveedores, tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de LOS ROSALES.
El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las Base de Datos de propiedad de LOS ROSALES o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.
El presente Manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando LOS ROSALES, en su calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, más, sin embargo, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
A continuación, se mencionan las 3 Bases de Datos sobre las cuales LOS ROSALES realiza tratamiento de información personal:
6.2.1 Base de Datos de Trabajadores y accionistas.
6.2.1.1 Base de Datos de Trabajadores
a) Descripción Esta Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los trabajadores, accionistas y contratistas de LOS ROSALES. (Vinculados a través de contratos de trabajo y contratos de prestación de servicios).
Base de Datos a Cargo de: Área de Talento Humano de LOS ROSALES.
Datos de Contacto del Área: PBX: 6019159007 EXT.103 Y formulario de contacto de política en la página web: https://losrosales.com/politica/
b) Contenido La información personal contenida en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales:
- Nombre,
- Apellidos,
- Cédula de ciudadanía,
- Lugar de expedición,
- Fecha y lugar de nacimiento,
- Estado civil,
- Lugar de residencia, dirección,
- Teléfonos
- Nivel de estudios,
- Contacto de emergencia,
- Salario,
- Fondo de pensiones,
- EPS,
- ARL,
- Fondo de cesantías,
- Número de hijos,
- Condiciones médicas especiales,
- Cargo anterior desempeñado – fecha de inicio, fecha de retiro,
- Número de cuenta bancaría para nómina – entidad bancaria, certificación bancaria
- Original y fotocopia de registro civil del hijo (s) y tarjeta de identidad (si aplica),
- Certificaciones personales con la firma original,
- Certificaciones laborales recientes,
- Certificaciones personales,
- Certificaciones de estudio (maestría, postgrado, pregrado, diplomados, cursos, etc.) Hojas de vida
- Certificados antecedentes judiciales (policía),
- Certificados antecedentes disciplinarios vigente (Procuraduría General de la Nación)
- Certificados antecedentes fiscales vigente (Contraloría General de la República)
- Certificado de medidas correctivas policía.
c) Forma en que se recopilan los datos
El área de Talento Humano recoge la información contenida en esta Base de Datos del proceso de contratación de personal por medio de las hojas de vida que se reciben por medio físico o digital y a través de:
- Constancia de Recibo de documentos;
- Declaración juramentada para retención en la fuente;
- correos electrónicos y/o documentos físicos, con información como hojas de vidas, títulos, constancias, certificaciones, formatos, formularios.
- Formularios digitales de la web: https://losrosales.com/
d) Finalidad
Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de almacenar la información de los trabajadores, para la elaboración de la nómina, auxilios, reportes a entidades de salud, ARL, pensiones, cajas de compensación familiar y pago de impuestos. Enviar emails y mensajes de texto para promociones, trazabilidad, e información de los procesos en curso.
Asimismo, la documentación solicitada en esta Base de Datos también es utilizada para la gestión, control y seguimiento efectivo del riesgo LA/FT, que permiten gestionar de manera apta los riesgos internos y externos a los que estamos expuestos, implícitos en el desarrollo de todos los procesos de LOS ROSALES.
- Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- Consultar memorandos o llamados de atención.
- Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
- Contactar a familiares en casos de emergencia
e) Tratamiento
El tratamiento que recibe esta Base de Datos por parte de LOS ROSALES en su condición de Responsable y encargado, incluye la recolección, almacenamiento, y uso de circulación interna y externa. La circulación interna para los propósitos de vinculación de los trabajadores y contratistas, y externa, para las entidades de naturaleza pública que requieran información en materia laboral, seguridad social y tributaria y demás entidades que se requiera según la ley.
- Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales – UGPP,
- Ministerio del Trabajo,
- Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA,
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
- Fondos de pensiones: Colfondos, Horizonte, Porvenir, Fondo de Pensiones Obligatorio, Skandia, Protección, Seguro Social, Administradora Colombiana De Pensiones – COLPENSIONES.
- Cajas de Compensación Familiar: Cafam, Comfamiliar Dorada, Comfaoriente, Cajasan, Comcaja, Comfamiliar Huila, Comfenalco Cartagena, Comfandi, Comfamiliar Putumayo, Cajasan – B/Manga, Comfama – Antioquia, Comfamiliar Nariño, Comfamiliar Caldas, Comfatolima, Comfamiliar Del Atlántico, Caja De Compensación Familiar De Barranquilla, Comfacesar, Cofrem, Compensación Familiar De Barrancabermeja Cafaba, Caja De Compensación Familiar Del Casanare – Comfacasanare.
- Fondo de Cesantías: Colfondos, Horizonte, Porvenir, ING Fondo de Cesantías, Skandia, Protección, Fondo Nacional Del Ahorro.
- EPS: Cooperativa Solidaria De Salud Y Desarrollo Integral Coosalud ESS, Compensar E.P.S, Cruz Blanca E.P.S. S.A., E.P.S. Famisanar, Salud Total S.A., E.P.S Sanitas S.A., E.P.S. Sura, Cafesalud E.P.S., Coomeva E.P.S, Solsalud E.P.S, Humana Vivir S.A., SOS, E.P.S Saludcoop, Comfenalco E.P.S., Aliansalud E.P.S, Saludvida E.P.S, Colpatria Salud, E.P.S Comfenalco Antioquia, Nueva E.P.S S.A., Golden Group S.A.
- Medicina Prepagada: COOMEVA y COLMEDICA.
- ERA, ANA, ANAV y super intendencia de industria y comercio para los casos que aplique.
Los datos también son utilizados para enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias.
f) Vigencia:
Teniendo en cuenta que de acuerdo con la ley debe establecerse un término en el manejo de la información contenida en la Base de Datos que se encuentre atada a su finalidad, la temporalidad que empleará LOS ROSALES en relación con esta Base de Datos será mientras dura la relación laboral más un periodo adicional. Lo anterior, como quiera que la vigencia de la base de datos deber ser el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento de conformidad con el artículo 113 del Decreto 1377 de 2013.
En efecto, esta Base de Datos se encontrará vigente mientras exista la relación laboral entre el trabajador y LOS ROSALES, y se conservará un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a LOS ROSALES.
Adicionalmente, es necesario advertir que para el tema de aportes a pensiones esta información se conservará por noventa (90) años por normatividad en esta materia.
6.2.1.2 Base de Datos de accionistas
LOS ROSALES recolecta los datos personales de sus Accionistas y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas de LOS ROSALES serán:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista;
- Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al Accionista;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea Accionista de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
6.2.2 Base de Datos de Proveedores
a) Descripción
Esta Base de Datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores de bienes y servicios que ofrecen, prestan servicios o venden productos a LOS ROSALES.
Aunque la mayoría de proveedores de LOS ROSALES son personas jurídicas, esta Base de Datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores que venden productos y servicios a LOS ROSALES.
Base de Datos a Cargo de: Área de Servicios Administrativos de LOS ROSALES.
Datos de Contacto del Área: PBX: 6019159007 EXT.102 Y formulario de contacto de política en la página web: https://losrosales.com/politica/
b) Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información:
- Nombre,
- Número de Cédula de Ciudadanía,
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía,
- Fotocopia del RUT,
- Certificación bancaria,
- Certificados antecedentes judiciales (policía),
- Certificados antecedentes disciplinarios vigente (Procuraduría General de la Nación)
- Certificados antecedentes fiscales vigente (Contraloría General de la República)
- Certificado de medidas correctivas policía.
- Fotocopia del RIT,
- Teléfono,
- Dirección,
- Ciudad,
- Correo electrónico,
- Hoja de vida
c) Forma en que se recopilan los datos
- La información primordialmente se obtiene a través del diligenciamiento de un formato denominado Registro Único de Proveedores LR-2023-02, y portal Formularios digitales de la web: https://losrosales.com/
- correos electrónicos y/o documentos físicos, con información como hojas de vidas, títulos, constancias, certificaciones, formatos, formularios.
d) Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad llevar el control de proveedores con los que se ha tenido algún vínculo por pago de servicio o adquisición de bienes. Crear al proveedor en el sistema de LOS ROSALES, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados a LOS ROSALES, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda Municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo. Adicionalmente, tener un control sobre los contratos suscritos. Enviar emails y mensajes de texto para promociones, trazabilidad, e información de los procesos en curso.
Asimismo, la documentación solicitada en esta Base de Datos también es utilizada para la gestión, control y seguimiento efectivo del riesgo LA/FT, que permiten gestionar de manera apta los riesgos internos y externos a los que estamos expuestos, implícitos en el desarrollo de todos los procesos de LOS ROSALES.
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y post contractual.
- Envío de invitaciones a eventos programados por LOS ROSALES.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
e) Tratamiento
La información personal contenida en esta Base de Datos es objeto de recolección, de almacenamiento y de uso de circulación interna y externa. La información contenida en esta Base de Datos se guarda en el sistema AVALSYSTEM (sistema de avalúos), en drive de LOS ROSALES y físicamente en archivo central.
f) Vigencia:
Teniendo en cuenta que de acuerdo con la ley debe establecerse una temporalidad en el manejo de la información contenida en la Base de Datos que se encuentre atada a su finalidad, LOS ROSALES estimó que la presente Base de Datos se guardará mientras dura la relación contractual más un periodo adicional.
Adicionalmente, es necesario advertir que para el tema de retención documental de la documentación fisca se conservara 20 años.
6.2.3 Base de Datos de Clientes
a) Descripción
Esta Base de Datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales que se vinculan como clientes de LOS ROSALES.
Base de Datos a Cargo de: Área de Gerencia General de LOS ROSALES.
Datos de Contacto del Área: PBX: 6019159007 EXT.100 Y formulario de contacto de política en la página web: https://losrosales.com/politica/
b) Contenido
Esta Base de Datos contiene la siguiente información personal:
- Original del documento de identidad según corresponda y copia preferiblemente ampliada al 150%. (Legible, ambas caras del documento deben quedar en una sola hoja de la fotocopia) En caso de estar en trámite el documento de identidad, LOS ROSALES solicita contraseña o comprobante de documento con el sello de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y procede a informar al área de Operaciones la novedad, para realizar seguimiento.
- Si maneja recursos públicos, certificación de los ingresos laborales y certificación de ingresos por otros conceptos.
- Para solicitud de avalúos: escrituras, certificados de tradición, impuesto predial, recibos públicos de servicios, carnet institucional, información de contactos, cedula de ciudadanía, planos, licencias, demás documentos necesarios, # teléfonos celulares, emails de solicitante, de contacto, de dirigido, RUT-registro único tributarios, cámara de comercio, certificado Bancario, entre otros documentos necesarios para la ejecución del servicio.
c) Forma en que se recopilan los datos
La información se obtiene a través del diligenciamiento de:
- Formato de solicitud de avalúo cargado en la pagina web: https://losrosales.co/avaluos/solicita-tu-av-luo.php
- Desde formularios de la web: https://losrosales.com/
- Por medio de los celulares de la empresa Los Rosales, dispuestos para atención al cliente.
- Por medio de la plataforma del sistema propio de avalúos de LOS ROSALES llamada AVALSYSTEM.
- Por medio de los emails empresariales de dominio @losrosales.com ; @losrosales.com.co y @losrosales.co
- De manera física, cuando son entregados en la oficina de LOS ROSALES.
- Por medio de terceros aliados de LOS ROSALES, como Bancos, empresas, juzgados, secop, entre otros.
d) Finalidad
La información contenida en esta Bases de Datos tiene por finalidad registrar la información de quienes solicitan un bien o servicio a LOS ROSALES, en sus diferentes categorías, para todos los productos de avalúos, construcción, interventoría, comercialización, promoción de proyectos, contacto con los clientes a través de emails y mensajes de texto o whatsapp, contacto a celulares por medio de llamadas y sistemas de mensajería, y todo lo referente de beneficios, campañas.
Así como para adelantar las labores de cobranza en caso de incumplimiento en el pago de las obligaciones que existan a favor de la misma.
Asimismo, la documentación solicitada en esta Base de Datos también es utilizada para la gestión, control y seguimiento efectivo del riesgo LA/FT, que permiten gestionar de manera apta los riesgos internos y externos a los que estamos expuestos, implícitos en el desarrollo de todos los procesos de LOS ROSALES.
- Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y post contractual.
- Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
- Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
- Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros.
- Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
- Vinculación en general de cada cliente.
- Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
- Para realizar registro de los clientes, crear un consolidado del inventario de inmueble con información tributaria y notificación a los clientes, derivadas del contrato suscrito con ellos, con las diferentes modalidades de la empresa arriendos, ventas y avalúos. i) Ofrecer los servicios ofrecidos por sociedades de LOS ROSALES.
e) Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación interna y externa.
La información contenida en esta Base de Datos se guarda física y digitalmente en el aplicativo AVALSYSTEM de LOS ROSALES y se archiva de manera indefinida.
La Base de Datos se guarda en el servidor de LOS ROSALES, por un término indefinido.
f) Vigencia
Teniendo en cuenta que de acuerdo con la ley debe establecerse un término en el manejo de la información contenida en la base de datos que se encuentre atada a su finalidad, LOS ROSALES consideró, con base en su objeto social, que la temporalidad para la presente base de Datos será mientras exista la calidad de cliente, salvo que exista una relación legal o contractual que justifique su no supresión.
Adicionalmente, es necesario advertir que para el tema de retención documental de la documentación fisca se conservara 20 años.
6.3 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso
LOS ROSALES recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de LOS ROSALES serán:
- Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
- Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
- Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
6.4 Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
LOS ROSALES., no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.
En todo caso, LOS ROSALES., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
6.5 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, LOS ROSALES como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LOS ROSALES, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a LOS ROSALES, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:
- Por escrito,
- De forma oral,
- Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LOS ROSALES la autorización respectiva
- En ningún caso su silencio será asimilado por LOS ROSALES como una conducta inequívoca.
LOS ROSALES ha establecido canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, a lo cual se le dará cumplimiento, salvo que exista una relación legal o contractual que justifique su no supresión.
6.6 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible, conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LOS ROSALES cumplirá con las siguientes obligaciones:
- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtener su consentimiento expreso.
6.7 USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LOS ROSALES como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.
En virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el Titular de los datos personales y LOS ROSALES, es importante que este conozca que LOS ROSALES recolecta, registra, almacena, usa los datos personales de los Titulares, para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.
Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por LOS ROSALES para:
- Ejecutar las actividades propias de LOS ROSALES para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares.
- Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LOS ROSALES, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.
- Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal.
- Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y LOS ROSALES.
- Soportar procesos de auditoría externa e interna.
- Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de LOS ROSALES
- Registrar la información del trabajador, ex trabajador, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de LOS ROSALES, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
- Para verificación de referencias del trabajador, extrabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.
- Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los peritos, visitas y registros de audiencia LOS ROSALES, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.
Los Datos Personales serán utilizados por LOS ROSALES sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LOS ROSALES no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que:
- El Titular autorice expresamente a hacerlo.
- La información del Titular tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de LOS ROSALES.
- Sea permitido por la ley.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LOS ROSALES, lo cual incluye la Asamblea General de delegados, la Revisoría Fiscal, la Presidencia, las Vicepresidencias y las Gerencias.
LOS ROSALES podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de LOS ROSALES.
En el caso de transmisión de datos personales, LOS ROSALES suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, LOS ROSALES podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LOS ROSALES en términos seguros.
6.8 AVISO DE PRIVACIDAD
Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos personales que maneja LOS ROSALES. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
Aviso de Privacidad:
LOS ROSALES, declara que protege los datos personales suministrados por los titulares en virtud de lo dispuesto en la Ley e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por el titular del dato.
Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por LOS ROSALES para el desarrollo del objeto social de LOS ROSALES, así como los fines previstos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación interna de conformidad con lo previsto en el Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será LOS ROSALES. El tratamiento podrá realizarse directamente por LOS ROSALES, o por el tercero que esta determine.
Vigencia de los datos: Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán almacenados de acuerdo con lo dispuesto en el Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
El titular puede conocer el Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos de LOS ROSALES, a través de los siguientes medios: dirección y teléfono de la LOS ROSALES y página web https://losrosales.com/
Los datos de contacto de LOS ROSALES son:
RAZÓN SOCIAL:LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA SASSiglaLR SASNombre comercialLos RosalesDomicilio:Calle 151 # 18a-34 Of. 505 ED. San Telmo-Bogota D.C.PBX:6019159007Formulario contacto política:https://losrosales.com/politica/Pagina Web:https://losrosales.com/
Autorización:
Autorizo de manera voluntaria, previa, explícita e informada a LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIAIRA SAS, con domicilio principal en la Calle 151 # 18A-34 OF. 505 ED. SAN TELMO de Bogotá, como responsables del tratamiento de mis datos para que cualquier información entregada en el desarrollo de los diferentes procesos misionales y de apoyo, sea compilada, almacenada, consultada, usada, procesada, suprimida, compartida entre las organizaciones que solicitan esta autorización y transmitida a terceros países (alojada), con fines gremiales, técnicos, científicos, estadísticos, de política sectorial, contractuales y comerciales, en cumplimiento de la ley de datos personales, sus decretos reglamentarios, modificaciones y adiciones.
En virtud de lo anterior, manifiesto expresamente que puedo ser contactado a través de correo electrónico, mensajes de texto, correo físico y/o llamadas telefónicas.
Declaro que he sido informado de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales la cual se encuentra publicada en www.losrosales.com y que me asisten los derechos consagrados en la ley y las disposiciones reglamentarias vigentes, especialmente los siguientes: conocer, actualizar y rectificar mis datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado del uso que se le han dado a mis datos personales; presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las disposiciones legales vigentes; revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIAIRA SAS protegerán la confidencialidad y privacidad de la información que le ha sido confiada y respetarán los derechos de los titulares.
Firma________________ Fecha: _______________
6.9 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
De acuerdo al artículo 8 del Decreto 1377, LOS ROSALES ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, requerir a LOS ROSALES la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud Formulario contacto política: https://losrosales.com/politica/ o a su domicilio principal en la ciudad de Bogotá.
Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares, sobre datos de carácter personal, se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo electrónico aquí mencionado, habilitado por LOS ROSALES, adjuntando copia del documento de identidad del titular interesado, o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.
Si vencido el término legal respectivo, LOS ROSALES no elimina de las bases de datos los datos personales del Titular que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LOS ROSALES deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la finalidad de las consentidas, esto es, que LOS ROSALES deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos, entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
6.10 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que le asisten al Titular en relación con sus datos personales:
- Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los canales que existen en LOS ROSALES para el ejercicio de los derechos como Titular de los datos se encuentran previstos en el presente Manual.
6.10.1 Protección de los datos en los contratos
En los contratos laborales, LOS ROSALES cuenta con autorización de manera previa y general para el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular, correspondientes a personas naturales.
También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales LOS ROSALES tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, LOS ROSALES le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública, definido en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos.
Dado que, en estos casos, los terceros son los encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por LOS ROSALES y delimitan de manera precisa, el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal, encargada para su tratamiento.
Por su parte, LOS ROSALES, al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales, se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues sólo de éste modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
6.11 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS
Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LOS ROSALES por las siguientes personas:
- Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LOS ROSALES su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
- Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LOS ROSALES.
- Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante LOS ROSALES de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante LOS ROSALES cualquiera de los mecanismos establecidos para acceder a la información.
6.11.1 Procedimiento para consultas
Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de LOS ROSALES.
LOS ROSALES como Responsable y/o Encargado del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. El Titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LOS ROSALES y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida al área y persona indicada en el presente Manual. La consulta será atendida por LOS ROSALES en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible para LOS ROSALES atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LOS ROSALES podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
6.11.2 Procedimiento para reclamos
Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de LOS ROSALES debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LOS ROSALES como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LOS ROSALES, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Ø Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. Ø El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LOS ROSALES, y se dirigirá al área y a la persona indicada en el presente Manual. Si el reclamo resulta incompleto, LOS ROSALES requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LOS ROSALES, sin que el solicitante presente la información requerida, LOS ROSALES entenderá que se ha desistido del reclamo. Ø En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Ø Una vez LOS ROSALES reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Ø El término máximo para atender el reclamo por parte de LOS ROSALES será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Ø Cuando no fuere posible para LOS ROSALES atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LOS ROSALES para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:
RAZÓN SOCIAL:LOS ROSALES CONSTRUCTORA INMOBILIARIA SASSiglaLR SASNombre comercialLos RosalesDomicilio:Calle 151 # 18a-34 Of. 505 ED. San Telmo-Bogota D.C.PBX:6019159007Formulario contacto política::https://losrosales.com/politica/Pagina Web:https://losrosales.com/
A través del PBX DE LOS ROSALES: 6019159007 y en las oficinas en la ciudad de Bogotá, Servicio al Cliente en el horario hábil: De lunes a viernes de 08:00 a.m. a. 05:00 pm.
6.12 DEBERES DE LOS ROSALES COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LOS ROSALES, como Responsable del Tratamiento de los datos de los titulares de los mismos:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- En los eventos en que LOS ROSALES requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con LOS ROSALES, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. LOS ROSALES no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del titular del dato, al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con LOS ROSALES.
- LOS ROSALES conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales, por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita, y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de LOS ROSALES.
El artículo 18 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LOS ROSALES, como Encargado del Tratamiento de los Datos Personales del Titular, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
- Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y en este Manual;
- Adoptar un manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.12.1 Deber de Secreto y Confidencialidad
LOS ROSALES garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con LOS ROSALES.
El incumplimiento del deber de secreto, será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente.
6.13 MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS
Se protege la información mediante mecanismos que conservan su seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento utilizando los siguientes mecanismos:
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
- Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios.
6.13.1 Prohibiciones
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
- LOS ROSALES prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de LOS ROSALES.
- Incurrir en esta prohibición por parte de los trabajadores de LOS ROSALES acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
- LOS ROSALES prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de LOS ROSALES. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de LOS ROSALES y contar con la autorización del custodio de la Base de Datos.
- LOS ROSALES prohíben el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos y/u otras normas expedidas por LOS ROSALES para estos fines.
- Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, LOS ROSALES procederán a eliminarlos de manera segura.
- LOS ROSALES prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de LOS ROSALES según el caso.
- LOS ROSALES prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el caso.
6.14 DESIGNACIÓN DEL ÁREA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales al interior de LOS ROSALES está en cabeza de todos los trabajadores. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de LOS ROSALES.
El área encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, asociados, proveedores, aspirantes, visitantes y demás titulares de los datos personales que maneja LOS ROSALES en sus bases de datos, será la Gerencia de la entidad. No obstante, es importante aclarar que, si bien dicha área es la responsable en un contexto general, cada área que maneja Bases de Datos al interior de LOS ROSALES será a su vez responsable, pues, en conjunto se debe velar por el respeto y cumplimiento de las directrices y disposiciones contenidas en este Manual. De manera que, es el área de Gerencia General en cooperación con las demás áreas que integran LOS ROSALES, quienes tienen la tarea de poner en marcha la protección de datos personales que se trata.
6.15 MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
LOS ROSALES informará a los titulares de Datos en caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y/o Encargado y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que los titulares han otorgado a LOS ROSALES. Asimismo, se comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.
Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, LOS ROSALES obtendrá una nueva autorización de parte de los titulares.
Para ello, hemos dispuesto en los sitios web de LOS ROSALES nuestro canal web: https://losrosales.com/ y/o https://losrosales.com/politica/ a través del cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de este manual o los mecanismos habilitados por LOS ROSALES para obtener una copia de esta.
El presente manual de políticas de Tratamiento de Datos Personales fue aprobado el día (01) del mes de junio del año dos mil veinte tres (2023) y empieza a regir a partir del mismo día.
Elaboro y aprobó
Gerencia _ Los Rosales.